6. Оформление дисбурсментского счета и контроль дисбурсментских расходов
Все многочисленные расходы судна в данном порту в той или иной форме оплачиваются агентом и оформляются дисбурсментским счетом. Дисбурсментский счет представляет собой сводный счет расходов судна за судозаход, составленный по специальной форме, разработанной судовладельцем или агентской фирмой.
Дисбурсментский счет имеет дебетовую и кредитовую часть: в первую агент включает все расходы по обработке и обслуживанию судна, во вторую - поступления в пользу судовладельца (скидки с тарифных ставок, фрахт, демередж, оплата грузовладельцем работ, выполненных силами экипажа, возврат капитаном наличных агенту и т.д.).
Помимо оплаченных расходов агент включает в дисбурсментский счет причитающееся ему агентское вознаграждение. К дисбурсментскому счету прилагаются все необходимые оправдательные документы (так называемые ваучеры): оригиналы счетов фирм, выполнявших конкретные работы и услуги, квитанция на оплату портовых сборов, заявки и расписки капитана, акты учета стояночного времени, таймшит и т.д.
Проверка дисбурсментских счетов осуществляется по следующим аспектам.
Проверка по формальным признакам. Проверяется правильность оформления счета, наличие всех необходимых реквизитов и ваучеров. В первую очередь точность наименования судна, даты его прихода и отхода из порта, сведений о регистровом тоннаже и других паспортных характеристиках судна, количестве груза, виде плавания и других данных по судозаходу. Проверяется наличие, правильность оформления и подпись капитана на всех ваучерах, подтверждающих оплату услуг и снабжения, полученных судном по заявке капитана.
При проверке ваучеров особое внимание обращается на соответствие их реквизитов заявкам капитана и на полноту оформления этих заявок (указание числа и мощности буксиров, периода работы, числа докеров, работающих на судне и на берегу, причин простоев и т.д.). Особо выделяются расходы по оплате дополнительных (не включенных в базисную ставку тарифа) работ и простоев, а также работы, трудоемкость которых по предъявленному счету значительно выше средних и нормативных значений.
Контролируются сведения о поступлениях агенту - возврат капитаном части наличных, полученным им от агента, оплата грузоотправителем (получателем) работ, выполненных силами экипажа и др. В случае, если выполненные экипажем работы подлежат оплате за счет судовладельца, необходимо проконтролировать, чтобы объем этих работ был правильно отражен в этих документах - актах учета стояночного времени, ежесуточных рапортах, дисбурсментском счете.
Некоторые ваучеры сопоставляются с документами рейсового отчета капитана. По фактам небрежного оформления ваучеров агенту высылается рекламационное письмо и даются необходимые разъяснения капитану.
Проверка по существу предъявляемых расходов, т.е. соответствия предъявленных расходов условиям перевозок, оговоренным в коносаментах, чартерах и перевозочных тарифах. На основе этих документов определяется, за чей счет оплачиваются стивидорные работы, сепарация, затарка и растарка контейнеров, крепление груза и т.д. При этом необходимо учитывать местные правила и обычаи.
Следует иметь в виду, что по судам, работающим в тайм-чартере, большинство дисбурсментских расходов относится на фрахтователя.
Проверка правильности применения тарифов. Важнейшим моментом этого этапа проверки является контроль предоставления судну всех скидок и льгот как по оплате судовых сборов, так и по портовым услугам. В частности, проверяется соответствие расходов по оплате судовых сборов и услуг действующим тарифам портов захода с учетом тех скидок, на которые судно имело право в данном рейсе. Портовые агенты обязаны направлять принципалу официальные документы о всех изменениях указанных тарифов и правил. Проверяется также соответствие расходов на оплату буксиров, стивидорных и тальманских операций, агентирования условиям контрактов и соглашений, заключенных судовладельцем с указанными фирмами. Особенно тщательно проверяются услуги, оказанные в сверхурочное время. Разные расходы, возникшие в связи с выполнением заявок судовой администрации, проверяются по чекам и квитанциям. Судовладелец также может запросить у агента прейскуранты нескольких фирм, поставляющих данный вид снабжения, продовольствия или услуг, чтобы оценить уровень понесенных расходов.
Завершающим этапом является арифметическая проверка сводного дисбурсментского счета.
Принципал ведет переписку с агентскими фирмами по всем отмеченным случаям неправомерных или завышенных расходов, добиваясь возврата соответствующих сумм. Кроме того, регулярно составляется справка по валютным потерям, которые имели место из-за недостаточного знания судовой администрацией обычаев портов и каналов по оплате сборов, работ и услуг, а также из-за халатности при подписании различных счетов, таймшитов, квитанций и т.д. По каждому такому случаю указывается наименование судна, порт и время захода, содержание допущенной ошибки и сумма понесенных судовладельцем убытков.
Наиболее характерны следующие ошибки при оформлении дисбурсментских счетов, связанных с отсутствием ваучеров или подтверждающих подписей капитана, небрежным или неправильным оформлением ваучеров, подписанием капитаном незаполненных бланков квитанций, незаверенными исправлениями в ваучерах. Во многих случаях капитаны судов при подписании квитанций за использование буксиров и стейтмент оф фектс (Statement of Facts) оставляют незаполненными графы, где должны быть указаны число и мощность буксиров, что дает возможность контрагентам предъявлять судовладельцу завышенные счета.
В документах, которые капитаны судов подписывают на выполнение вспомогательных операций (мойка трюмов, крепление грузов и т.д.) часто указывается только количество бригадо-смен. Это затрудняет оценку обоснованности предъявляемых счетов, так как численность бригады может составлять от 3 до 9-10 человек. Неоправданные расходы возникают также из-за того, что судовая администрация, подписывая документы, не требует расшифровки причин простоя бригад докеров. Между тем судовладелец освобождается от оплаты простоя, если он был вызван поломкой крана по вине стивидоров или перетяжкой судна вдоль причала по требованию терминала.
По небрежности или недобросовестности агента имеют место двойное предъявление расходов (по оригиналу и копии квитанции), включение в счет расходов других судов, необоснованное отнесение на судно стивидорных, ремонтных и других расходов, предъявление счетов по тайм-чартерным судам, арифметические и другие ошибки.
